Entendemos por hot desking un sistema de trabajo flexible en el que los puestos de trabajo son rotativos, los empleados no tienen un puesto asignado sino que van variando cada día. Esta modalidad cada vez está más a la orden del día gracias a la llegada del trabajo híbrido.
En esta manera de trabajar sin asignación de los puestos de trabajo tiene una especial importancia elegir bien el mobiliario, principalmente las Sillas de oficina que pondremos en los puestos de trabajo. Como una misma silla va a ser usada por personas con diferentes alturas, lo ideal es elegir aquellos modelos cuyas características resulten adecuadas para todo tipo de morfología corporal. En este artículo veremos con mayor profundidad qué es hot desking y qué debemos tener en cuenta en esta nueva modalidad.
Cómo funciona el hot desking
Como el propio nombre indica, el término anglosajón hotdesk hace referencia a “escritorio caliente”, ya que en muchas ocasiones estos puestos son usados de forma continuada por distintas personas. Es una forma de aprovechar los recursos cuando la modalidad de trabajo lo permite.
La rotación de empleados no es sólo habitual en el trabajo híbrido, hay otros puestos de trabajo presenciales que utilizan esta forma de rotación continuada en un mismo puesto, por ejemplo, en garitas de seguridad, puestos de control, etc. Un modelo de silla adecuada para esta forma de trabajo sería la silla Ergocity cuyo respaldo medio es adecuado para diferentes alturas.
Ventajas y desventajas del hot desking
Dentro de este contexto no es solo importante saber el hot desk que es, también es interesante saber cuales son sus ventajas y sus inconvenientes.
Como “pros” podemos destacar la optimización de espacio, el aprovechamiento de recuerdos ya mencionado y por tanto la reducción de costes en cuanto a adquisición de mobiliario o alquiler de espacios. También podemos incluir la flexibilidad que aporta elegir el espacio según necesidades de cada día y además, fomenta el networking ya que al moverte en diferentes espacios te obliga a conocer a más compañeros y fomenta la comunicación y colaboración en el equipo de trabajo.
Entre los “contras” que podemos encontrarnos con la implementación de esta modalidad de trabajo estarían la falta de pertenencia al no tener un espacio personal, la falta de higiene y orden ya que no todo el mundo tiene el mismo sentido de la organización y limpieza, lo que puede derivar en conflictos entre compañeros. Además, uno de los principales inconvenientes son los problemas de ergonomía que pueden generarse si no equipamos con el mobiliario adecuado. Como ya hemos mencionado, es realmente importante elegir un equipamiento de trabajo adecuado para personas con diferentes dimensiones corporales.
La implementación de este sistema de trabajo puede ser positiva si sabemos cómo formar, organizar y estructurar nuestro equipo de trabajo adecuadamente.
Hot desking y ergonomía
A la hora de construir nuestro hot desking debemos tener muy presente la salud de nuestros trabajadores y cuidar de la ergonomía del mobiliario que vamos a poner en nuestra oficina. Puede resultar más complicado elegir el mobiliario adecuado debido a la rotación continúa de los puestos de trabajo, pero hoy en día hay muchas opciones de mobiliario adaptable que será adecuado para las distintas personas que ocupen un mismo puesto.
El sillón Kansas puede ser una buena opción para esta forma de trabajo flexible ya que, además de su diseño ergonómico, es amplio y permite ser usado por personas de gran envergadura, un modelo muy recomendado para trabajos como garitas de seguridad, porteros, etc.
Como consejo, podemos optar por escritorios elevables ideales para regular a diferentes alturas nuestro espacio de trabajo y como no, elegir unas buenas sillas de oficina aptas para todos.
Qué se necesita para implementar hot desking
Si venimos de un sistema de trabajo tradicional lo básico que vamos a necesitar para empezar es fomentar un cambio cultural hacia el trabajo flexible. Debemos concienciar a nuestro equipo de trabajo sobre este nuevo sistema de organización para resaltar las claves que ya hemos visto de la nueva estructura de trabajo, la importancia de la organización y la limpieza, así como ir modificando poco a poco ese sentimiento de pertenencia de nuestro espacio personal de trabajo.
Además, debemos contar con una buena conectividad y disponer de la infraestructura tecnológica adecuada. Lógicamente al cambiar a un sistema de trabajo flexible, también cambiará el espacio de trabajo y su diseño.
Entre todos estos elementos a tener en cuenta, como ya hemos comentado hay que tener en cuenta también las cosas que se necesitan en una oficina principalmente respecto al mobiliario de oficina, que debe ser cómodo, ergonómico y adaptable a diferentes personas.
El hot desking es un sistema que nos permite optimizar al máximo nuestros recursos y si conseguimos implementarlo de forma adecuada, será una opción muy eficiente y nos ayudará a reducir costes.
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