Archivador con carpetas colgantes ¿conoces sus ventajas?

Un archivador con carpetas colgantes es uno de los principales aliados en una oficina. En especial, dentro del departamento contable, es casi un imprescindible, ya que la correcta clasificación de toda la información es fundamental.

 

Archivador con carpetas colgantes de colores

Mueble archivador con carpetas colgantes de colores

 

De hecho, en el mercado existen muchos modelos con medidas y formatos estandarizados (tipo A4, etc.) por lo que esto nos puede hacer entrever lo importantes que son. Nuestro compromiso va más allá de ofrecer sólo sillas, por lo que cada vez ofrecemos soluciones integrales de oficina. Para muestra un botón, y es que en esta anterior entrada acerca del almacenaje con armarios archivadores de oficina podéis como siempre ahondar más en la materia.

Hoy en Ofisillas vamos a hablaros de los archivadores de escritorio y sus ventajas, al tiempo que repasamos los modelos más interesantes y las diferentes opciones en cuanto a su configuración ¿Estás preparado? ¡Comenzamos!

Un mueble para carpetas colgantes, necesario por imperativo legal

Hay ciertas normativas que a nivel contable y jurídico una empresa ha de seguir. Incluso en el caso de los trabajadores autónomos también se da este caso, tal y como apunta este artículo sobre los documentos que el autónomo debe guardar. Como podréis comprobar, esta obligación de la información de naturaleza jurídico-económico-financiera llega a tal punto de ser años los que debemos conservar ciertos documentos.

 

Archivador con carpetas colgantes ordenadas

Un mueble para carpetas colgantes, garantía de privacidad

 

Por ello, el hecho de tenerlos que almacena durante tanto tiempo hace más que recomendable optar por un archivador con carpetas flotantes. Esto nos ayudará a tenerlo todo bajo control y que en el caso de tener que localizar algo en concreto no se vuelva un auténtico quebradero de cabeza.

De hecho, es bastante frecuente que un armario para carpetas colgantes tenga cerradura. La estricta Ley de Protección de Datos ha hecho que la salvaguarda de la información sea algo crucial. De hecho, tan estricta es la normativa que prevé fuertes multas en aquellos casos de desvelo de información sin consentimiento. Por lo que como dice el dicho popular, más vale prevenir que curar.

BODIL, mueble archivador con carpetas colgantes

Empezando por uno de nuestros modelos más especiales, os hablaremos de este auténtico tanque, el modelo BODIL. Además de ser todo un armario para carpetas flotantes, este producto ofrece una protección más allá de lo habitual, y es que es ignífugo.

 

Archivador ignífugo BODIL con carpetas colgantes

Armario archivador de acrpetas colgantes BODIL

 

Un archivador con carpetas colgantes resistente al fuego es un seguro de vida ante situaciones imprevistas, pero que a veces pasan. El daño que un incendio puede ocasionar a una oficina es incalculable, pero más que bajo el plano físico de las instalaciones en sí, hablaríamos más bien de un drama en cuanto a pérdida de información. Y es que en la era de la información en la cual vivimos, ¿realmente nos podemos arriesgar a que un accidente de al traste con años de duro esfuerzo?

 

Archivador con carpetas colgantes llenas de documentos

Mueble para carpetas colgantes repleto de archivos

 

Este tipo de archivadores de carpetas colgantes resiste incluso caídas a distinto nivel, hasta 9 metros en el caso del mencionado modelo BODIL. Su espesor y calidad de materiales hacen que esto sea posible. Además, también actúan como protección antirrobo, puesto que su elevado peso (más de 300kg) hace que sea muy difícil robarlo. Por lo que hasta sirve para depositar dinero en efectivo, cheques, etc.

EDIT, el archivador que toda oficina necesita

Un mueble archivador con carpetas colgantes puede suponer un hándicap en cuanto espacio. Esto se debe a que el especial sistema de rieles que tiene demande unas dimensiones superiores. La solución puede estar en utilizar un archivador metálico de puertas correderas.

 

Archivador EDIT con carpetas colgantes y puertas correderas

Archivador con puertas correderas EDIT

 

El uso de puertas correderas es la solución perfecta para ahorrar espacio, y más en un mueble que por definición es ya de por sí bastante voluminoso. Una solución inteligente y que permite adaptar un mueble para carpetas colgantes es la inclusión de módulos para tal fin en su interior. Lejos de ser una solución más costosa, podremos conseguir un mueble a nuestra medida, algo muy importante para aprovechar cada centímetro cuadrado de la oficina.

En el caso del archivador EDIT, gracias a sus estantes regulables en altura, podremos depositar carpetas de todo tipo, incluso planos de arquitecto y demás documentos de grandes dimensiones, junto con los tradicionales folios tamaño DIN A4.

Archivadores de carpetas colgantes para mejorar la eficiencia

El ahorro de tiempo en la búsqueda y consulta de la información, junto con el ahorro de espacio son las principales ventajas de un armario archivador carpetas colgantes. En todas las oficinas estas ventajas son realmente interesantes, pero hay algunas en los que cobran una mayor importancia si cabe.

 

Archivador con carpetas colgantes automáticas

Archivadores de carpetas colgantes automatizadas

 

Estaríamos hablando de despachos de abogados, asesorías e incluso redacciones periodísticas con hemeroteca. La difícil consecución de clientes causa que sea de vital importancia proteger la información derivada de ellos, tanto para ofrecer un buen servicio, como para consultar interesantes estadísticas de ventas o marketing para la empresa.

¿Quién no ha visto imágenes de juzgados en los que los papeles se amontonan en los pasillos por falta de espacio o tiempo? Es una imagen bastante lamentable que ninguna empresa, ya sea pública o privada se puede permitir. Por ello, un armario para carpetas colgantes es un verdadero salvavidas al que no se puede renunciar tan a la ligera.

Múltiples posibilidades con un armario archivador de carpetas colgantes

Por último, como otra ventaja de este tipo de muebles están las posibilidades de almacenamiento y jerarquización. Es un plus que se añade a la mayor eficiencia derivada del uso de este tipo de armarios, y que muchas veces parece un capricho.

 

Archivador con accesorio para carpetas colgantes

Armario para carpetas colgantes

 

Ordenar por colores, años, o directamente por relevancia es otra de las claves para priorizar tareas y tener a mano toda la información. Ya no se trata de una mera cuestión contable o administrativa, sino que el proceso de toma de decisiones puede verse beneficiado de este superior orden.

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